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新《档案法》公布,档案信息化建设提速

媒体:原创  作者:老牛基金会   专业号:老牛基金会 2020-12-04 11:12:31

2020 年 6 月 20 日修订通过,自 2021 年 1 月 1 日起施行。

1.新修订内容简介

新修订的档案法,修改内容涉及八个方面,包括档案管理体制、档案管理制度、档案开放与利用、档案信息化建设、档案安全工作机制、档案工作支持保障力度、档案监督检查和法律责任等,内容更加充实完善。

从法条数量上看,从现行法的 6 章 27 条修改为 8 章 53 条,新增 26 条,较现行法新增近一倍。增设 “档案信息化建设”和“监督检查”两章共计 13 条,其重要程度不言而喻。

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(国家档案局官网截图)

2.加强档案信息化建设,贯穿新档案法全文

新档案法总则的第一条,就明确提出了“提高档案信息化建设水平,推进国家治理体系和治理能力现代化”的要求,由此可见,加强档案信息化建设,是 2020 版《档案法》修订内容的重中之重。

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新增的第五章“档案信息化建设”包含 7 条内容,内容涉及信息化整体规划、档案信息安全、业务系统衔接、电子档案法律效力、传统载体数字化、档案移交与备份、数字档案馆建设和信息资源平台建设等多方面内容。

此外,新增的第六章“监督检查”也在第一条将“档案信息化建设和信息安全保障情况”列入档案主管部门的监督检查范围。

从以上这些法条中可以看出,档案信息化建设作为此次档案法修订的重点,内容涵盖了新时期我国档案工作的方方面面。

3.强化档工作监督检查,重点聚焦档案信息安全

档案信息化建设是以档案信息资源建设为核心,以档案信息安全为保障的档案系统性建设工程。

新档案法的第六章“监督检查”和第七章“法律责任”共计 10 条,重点强调了档案工作监督检查和档案信息安全保障要求。

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在加快档案信息化建设成为我国新时期档案工作核心后,只有通过建立档案工作监督检查机制和强化档案保管、利用的法律责任,建设档案信息安全与档案实体安全并重的档案安全体系,才能确保档案信息化建设顺利实施。

4.公益组织档案工作新要点

新档案法的公布,对于公益组织的档案工作来说,主要影响包括以下几个方面:

4.1提升档案意识,构建档案管理体系。

新档案法以推动档案信息化建设和加强档案工作监督检查为核心。

随着《慈善法》及相关规章制度的颁布实施,国家对于公益组织的监管力度逐步提升,档案工作作为公益组织内部管理的关键信息产物,涉及公益组织业务运营、资产管理、信息透明等各方面工作,已逐步成为国家监管部门加强公益组织监督检查的重点,应当引起公益行业的重点关注。

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因此,档案工作作为公益行业基础设施建设体系的一部分,通过构建公益组织档案管理体系,加快实现档案管理的常态化和标准化。

同时,公益组织应结合自身发展需求,推进以传统载体数字化和电子档案管理为重点的档案信息化建设。

4.2信息技术应用与确保信息安全并重。

在疫情影响下,疫情地图、健康码、线上办公、线上学习等新应用日益广泛。

信息技术的应用带来了诸多好处和便利,但与此同时,应更加注重信息安全问题。

对于规模较小的大多数公益组织而言,移动办公软件、云盘等实时信息处理、存储应用的便利不言而喻,不仅能提高工作效率,而且不需购买专业系统,费用较低。

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但如果在购买相关数字处理产品时不加甄别,对信息安全需求不清晰,很可能会造成信息失泄密问题。

因此在购买此类软硬件产品时,需进行详细的调研,尽可能挑选具备较高行业准入资质的企业,不能为了降低费用而忽视信息安全问题。

4.3将全程管理和前端控制原则纳入公益组织业务流程。

档案工作不好做的一个重要原因就是档案收集、管理工作与其他业务流程脱钩,严重滞后。

档案信息化建设就本质上来说,是以电子文件管理模式取代传统的纸质文件档案管理模式,从电子文件产生开始就进行全程管理,工作内容涵盖文件形成、捕获、归档、移交、永久保存的整个文件生命周期。

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在全程管理过程中,要重点关注电子文件管理的前端控制问题,确保文件从形成开始就纳入管控范围。

公益组织在采购相关业务管理系统及相关软件时,应将实现全程管理和前端控制的原则纳入管理需求,实现文档管理与其他业务流程的一体化无缝衔接,避免信息孤岛问题和重复建设。

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